خرید خارجی یکی از فرآیندهای پیچیده در دنیای تجارت است که نیاز به دقت بالا، برنامه‌ریزی دقیق و دانش خاص در زمینه‌های مختلف دارد. این فرآیند شامل چندین مرحله مهم است که هرکدام از آنها به طور مستقیم بر کیفیت و سرعت خرید تأثیر می‌گذارند. از جستجو برای یافتن بهترین تأمین‌کنندگان و تأسیس روابط تجاری با آنها گرفته تا ترخیص کالا از گمرک و ارسال آن به مقصد، هر مرحله نیازمند نظارت و بررسی‌های خاص خود است.
در صورتی که به دنبال مشاوره حرفه‌ای در انجام خرید خارجی خود هستید، ما شما را به مطالعه ادامه مقاله و آشنایی با خدمات شرکت‌های معتبر در این زمینه دعوت می‌کنیم. شرکت‌های بازرگانی مانند ثبتارش می‌توانند به شما در تسهیل این فرآیند و بهبود کسب‌وکار شما کمک کنند.
مراحل خرید خارجی چیست؟
مراحل خرید خارجی فرآیندی پیچیده و حساس است که نیازمند بررسی دقیق هر مرحله است. این مراحل شامل انتخاب منبع خرید، دریافت پروفرما، عقد قرارداد، پرداخت هزینه‌ها، حمل و نقل کالا و ترخیص از گمرک است. در هر کدام از این مراحل، تصمیمات اشتباه یا تأخیر می‌تواند منجر به مشکلات زیادی شود که برای یک کسب‌وکار هزینه‌های اضافی به همراه خواهد داشت.
جستجوی منبع خرید
در مراحل خرید خارجی، یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین مراحل، جستجو برای پیدا کردن تأمین‌کننده مناسب است. این مرحله می‌تواند موفقیت یا شکست یک خرید را تعیین کند. برای این کار، باید منابع مختلفی را جستجو کرده و با دقت تمام گزینه‌ها را ارزیابی کنید. مراحل جستجو برای منبع خرید عبارتند از:
- شناسایی نیازهای خود: ابتدا باید نیازهای خود را به دقت شناسایی کنید. مشخص کنید چه کالایی می‌خواهید خریداری کنید و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد. این شفاف‌سازی به شما کمک می‌کند تا تأمین‌کنندگان مرتبط را پیدا کنید.
- جستجو در منابع مختلف: برای یافتن تأمین‌کنندگان معتبر، می‌توانید از وب‌سایت‌ها، نمایشگاه‌ها، و اتاق‌های بازرگانی مختلف استفاده کنید. همچنین استفاده از پلتفرم‌های آنلاین و بانک‌های اطلاعاتی تأمین‌کنندگان می‌تواند مفید باشد.
- ارزیابی و اعتبارسنجی تأمین‌کنندگان: پس از شناسایی چند تأمین‌کننده، باید آنها را از نظر اعتبار و کیفیت ارزیابی کنید. اعتبارسنجی می‌تواند شامل بررسی سابقه تأمین‌کننده، شرایط تولید و کیفیت کالا و همچنین اعتبار مالی آنها باشد.
- مقایسه قیمت‌ها: از چندین تأمین‌کننده پروفرما دریافت کنید و قیمت‌ها را مقایسه کنید. حتماً باید تمام هزینه‌ها را از جمله هزینه‌های حمل و نقل و گمرک محاسبه کنید.
دریافت پروفرما
یکی از مراحل بسیار مهم در خرید خارجی، دریافت پروفرما یا پیش‌فاکتور از تأمین‌کننده است. پروفرما به شما این امکان را می‌دهد که تمامی اطلاعات مربوط به خرید، از جمله قیمت، شرایط پرداخت و شرایط تحویل کالا را در اختیار داشته باشید. مراحل دریافت پروفرما به شرح زیر است:
- درخواست مشخصات دقیق کالا: قبل از درخواست پروفرما، باید اطلاعات دقیقی از کالا، ویژگی‌ها، تعداد و مشخصات آن دریافت کنید. این اطلاعات باید شامل کاتالوگ و دیتاشیت کالا باشد.
- درخواست پروفرما از تأمین‌کننده: با ارسال ایمیل رسمی و ذکر جزئیات سفارش، از تأمین‌کننده درخواست پروفرما کنید. این پروفرما باید شامل قیمت واحد، شرایط پرداخت، زمان تحویل و تمامی اطلاعات مرتبط با کالا باشد.
- مقایسه پروفرماها: پس از دریافت پروفرماها از چندین تأمین‌کننده، باید آنها را از نظر قیمت، شرایط و کیفیت مقایسه کنید. پروفرماهایی که شرایط بهتری دارند باید انتخاب شوند.
ایجاد قرارداد خرید
پس از دریافت پروفرما و تأیید نهایی جزئیات خرید، مرحله بعدی ایجاد قرارداد خرید است. این قرارداد بین خریدار و فروشنده تنظیم می‌شود و تمامی شرایط مربوط به خرید از جمله قیمت، شرایط حمل و نقل، و شرایط پرداخت در آن ذکر می‌شود.
ابتدا پروفرما را با دقت بررسی کنید و تمام جزئیات آن را تأیید کنید. این شامل قیمت، شرایط تحویل، و روش‌های حمل و نقل است. پس از تأیید پروفرما، قرارداد رسمی تنظیم می‌شود. این قرارداد باید شامل تمامی جزئیات خرید و شرایط همکاری باشد. باید دقت کنید که هیچ نکته‌ای از قلم نیافتد. پس از تنظیم قرارداد، آن را به تأمین‌کننده ارسال کرده و پس از امضاء دو طرف، خرید به طور رسمی آغاز می‌شود.
دریافت اسناد و مدارک آماده‌سازی و حمل بار
در مرحله بعدی، پس از عقد قرارداد، تأمین‌کننده باید اسناد و مدارک لازم برای آماده‌سازی و حمل بار را فراهم کند. این اسناد و مدارک برای ترخیص کالا از گمرک و همچنین حمل صحیح کالا به مقصد ضروری است. اسناد مهم برای آماده‌سازی و حمل بار عبارتند از:
- بارنامه (Bill of Lading): این سند توسط شرکت حمل و نقل صادر می‌شود و مشخصات بار را در بر می‌گیرد. بارنامه برای ترخیص کالا از گمرک بسیار حیاتی است.
- فاکتور تجاری (Commercial Invoice): این فاکتور مشخصات کالا، قیمت، شرایط پرداخت و شرایط حمل کالا را شامل می‌شود.
- گواهی مبدا (Certificate of Origin): این سند توسط اتاق بازرگانی صادر می‌شود و کشور مبدا کالا را تعیین می‌کند.
- لیست بسته‌بندی (Packing List): این سند مشخصات بسته‌بندی کالا را نشان می‌دهد و برای گمرک و بازرسان بین‌المللی ضروری است.
پرداخت هزینه خرید
این بخش یکی از مراحل کلیدی در فرآیند خرید خارجی است که باید طبق شرایط و ضوابط تعیین‌شده در قرارداد صورت گیرد. پرداخت به طور معمول بسته به توافقات میان خریدار و فروشنده یا به صورت پیش‌پرداخت یا به صورت پرداخت کامل انجام می‌شود.
پرداخت هزینه به موقع و دقیق برای انجام سریع‌تر سایر مراحل، از جمله حمل و نقل و ترخیص کالا از گمرک، بسیار حیاتی است. در غیر این صورت، ممکن است تأخیرهایی در روند خرید خارجی به وجود بیاید که می‌تواند هزینه‌های اضافی را به همراه داشته باشد.
حمل و نقل کالاها
پس از انجام پرداخت و آماده‌سازی کالا، مرحله حمل و نقل آغاز می‌شود. این مرحله یکی از بخش‌های حیاتی در فرآیند خرید خارجی است که برای اطمینان از دریافت به موقع و سالم کالا بسیار مهم است. در این مرحله، باید توجه ویژه‌ای به انتخاب روش حمل و نقل و شرکت‌های حمل و نقل داشته باشید. مراحل حمل و نقل هم به شرح زیر است:
- انتخاب شرکت حمل و نقل: انتخاب شرکت حمل و نقل یکی از موارد بسیار مهم در این مرحله است. حمل و نقل می‌تواند به روش‌های مختلفی مانند حمل دریایی، هوایی، زمینی یا ریلی انجام شود. انتخاب روش مناسب بستگی به نوع کالا، حجم بار، هزینه‌های حمل و مدت زمان تحویل دارد. برای کالاهای بزرگ و سنگین، حمل دریایی معمولاً مناسب‌ترین گزینه است، در حالی که برای کالاهای سبک و حساس، حمل هوایی انتخاب بهتری خواهد بود.
- بارگیری و ارسال کالا: پس از انتخاب شرکت حمل و نقل، کالا باید بسته‌بندی و آماده حمل شود. بسته‌بندی مناسب برای حمل و نقل اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا در صورت عدم بسته‌بندی صحیح، ممکن است کالا در طول مسیر آسیب ببیند یا گم شود. کالا پس از بسته‌بندی به انبار حمل و نقل منتقل می‌شود و از آنجا برای ارسال به مقصد نهایی آماده می‌شود.
در این مرحله، هماهنگی با شرکت حمل و نقل برای پیگیری وضعیت کالا و دریافت گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت بار نیز ضروری است. برای این منظور باید با قوانین حمل و نقل کالا آشنایی کامل داشته باشید.
ترخیص بار از گمرک
ترخیص کالا از گمرک یکی از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین مراحل در فرآیند خرید خارجی است. این مرحله نیازمند دقت بالا و ارائه اسناد و مدارک دقیق است. ترخیص کالا به معنای اجازه ورود کالا به کشور مقصد پس از پرداخت تمامی هزینه‌های گمرکی و ارائه اسناد مورد نیاز است. مراحل ترخیص کالا:
- ارائه اسناد به گمرک: برای ترخیص کالا از گمرک، اسناد و مدارک مربوطه باید به گمرک کشور مقصد ارسال شود. این اسناد شامل موارد زیر است:
- بارنامه (Bill of Lading): سندی است که نشان می‌دهد کالا به مقصد مورد نظر حمل شده و متعلق به خریدار است.
- فاکتور تجاری (Commercial Invoice): این سند نشان‌دهنده مبلغ و جزئیات دقیق کالا است.
- گواهی مبدا (Certificate of Origin): این سند تأیید می‌کند که کالا از کدام کشور صادر شده است.
- لیست بسته‌بندی (Packing List): این سند حاوی جزئیات درباره نحوه بسته‌بندی کالا و تعداد بسته‌ها است.
ارائه این اسناد به گمرک برای تکمیل فرآیند ترخیص و شفاف‌سازی درخصوص میزان و نوع کالا ضروری است.
- پرداخت هزینه‌های گمرکی: پس از بررسی اسناد و تأیید اطلاعات توسط گمرک، مرحله بعدی پرداخت هزینه‌های گمرکی است. این هزینه‌ها ممکن است شامل عوارض واردات، مالیات‌ها و هزینه‌های مربوط به تشریفات گمرکی باشد. این هزینه‌ها باید طبق قوانین گمرکی کشور مقصد پرداخت شوند. اگر این هزینه‌ها به موقع و به‌درستی پرداخت نشوند، کالا در گمرک توقیف خواهد شد و ممکن است به تأخیر بیفتد یا حتی برگشت داده شود.
پس از پرداخت هزینه‌های گمرکی و انجام مراحل لازم، گمرک اجازه می‌دهد که کالا از مرز عبور کرده و وارد کشور مقصد شود.
خدمات خرید از خارج کشور
شرکت‌های بازرگانی مانند ثبتارش خدمات ویژه‌ای برای تسهیل فرآیند و پیش بردن مراحل خرید خارجی به کسب‌وکارها و افراد ارائه می‌دهند. این خدمات می‌تواند از جستجوی تأمین‌کنندگان مناسب تا ترخیص کالا از گمرک و حمل و نقل شامل شود. با کمک این خدمات، می‌توانید فرآیند خرید خارجی را به‌طور سریع‌تر، ساده‌تر و با ریسک کمتری انجام دهید. خدمات ثبتارش شامل موارد زیر است:
- یافتن تأمین‌کننده معتبر
- دریافت پروفرما و تنظیم قرارداد
- پرداخت هزینه‌ها و ارسال اسناد
- حمل و نقل کالا و ترخیص از گمرک
این خدمات به شما این امکان را می‌دهد که با اطمینان خاطر و بدون دغدغه‌های قانونی و اجرایی به طی مراحل خرید خارجی بپردازید و به رشد کسب‌وکار خود کمک کنید.